Un sistema di gestione documentale è un'applicazione web che si occupa di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti eseguendo operazioni massive sugli stessi, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. Il servizio è prevalentemente rivolto a realtà aziendali, private o pubbliche, e studi proffessionali (notai, commercialisti) che gestiscono quantitativi elevati di documentazione cartacea e/o digitale ed hanno la necessità di organizzare i flussi informativi sfruttando una piattaforma in outsourcing con garanzie di sicurezza ed affidabilità ai massimi livelli.

La piattaforma permette di gestire, condividere e controllare le informazioni nei processi aziendali attraverso un evoluto sistema di Document Management centralizzato ed accessibile via intranet, extranet e internet. Il sistema permette la gestione completa dell'intero ciclo di vita del documento, consentendo la condivisione, l'approvazione e la notifica dell'informazione stessa. Consente l’archiviazione di informazioni e flussi documentali, la loro classificazione, condivisione e gestione in ambiente centralizzato ed accessibile tramite interfaccia web.

Il software organizza i documenti in strutture precostituite e configurabili definite come Tipologie Documentali; permette la definizione di relazioni documento-utente e documento-documento che possono generare abbinamenti automatici fra documenti sulla base delle ricerche effettuate dagli utenti. Tali abbinamenti, visibili agli utenti in fase di ricerca della documentazione, generano ottimizzazioni delle attività operative a fronte di un’opportuna analisi di processo.

Il sistema dispone di tre modalità di ricerca differenti, utilizzabili alternativamente o in combinazione al fine di soddisfare al meglio le esigenze dell’utente finale.